A FDTI, instituída em 1991, pelo Instituto Português da Juventude e pelo Instituto do Emprego e Formação Profissional, tem como missão a formação e qualificação em Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC).
A Fundação forma e certifica, anualmente, cerca de 90.000 formandos, nos diversos projectos que promove, na área das TIC, e fornece serviços de formação e técnicos a grandes clientes.
O Portal da Juventude é para a FDTI um canal privilegiado de acesso ao nosso universo. Constitui o espaço onde o utilizador encontra toda a informação acerca dos nossos produtos e serviços.
A utilização deste canal, em articulação com a rede nacional da FDTI, é uma porta de entrada privilegiada para a nossa oferta.
A este nível os nossos vectores principais são os seguintes:
• Formação e qualificação em TIC (Tecnologias de Informação e Comunicação), da população em geral;
• Prestação de Serviços na área das TIC ao sector público e privado;
• Investigação & Desenvolvimento;
• Soluções Técnicas no âmbito das TIC;
• Promoção da utilização das TIC.
O Desafio
A FDTI tem um grande número de aplicações, desenvolvidas internamente, todas com um papel diferente no auxílio à gestão diária.
Existia uma grande dificuldade em integrar os dados destas aplicações com o software PHC. A integração era efectuada através de scripts MSSQL inflexíveis e a sua execução tinha de ser feita manualmente.
O maior desafio encontrado durante a fase de integração foi relacionado com a integração dos honorários dos prestadores de serviço, nomeadamente:
• Agregações de honorários – a aplicação gespagamentos tem várias linhas, que são referentes a várias formações, mas dizem respeito ao mesmo número de recibo verde. Esta situação levou a algum tipo de reflexão, quanto à sua implementação.
• Já durante a fase de produção e tendo em conta o ponto anterior, foi detectado um problema de actualização de dados, que levou à actualização dos mesmos de forma incorrecta. Esta situação teve que ser corrigida quer do lado do Gespagamentos quer do lado do Visium@Talk.
• Considerando a especificidade das componentes de pagamento aos Prestadores de Serviços, a primeira dificuldade consistiu na identificação das condições a estabelecer (regras de pagamento) na aplicação de ligação o que originou vários testes e muitas alterações;
• Tendo em conta essas mesmas regras e o facto de existirem algumas situações não detectadas à partida, os erros que foram surgindo provocaram atrasos no processamento mensal, pelo facto de as alterações não poderem ser feitas directamente pelos técnicos da FDTI e estarmos dependentes do técnico da Acidados para alterar o Visium.
Solução escolhida
O cliente optou pelo sistema Visium@Talk de forma a garantir a integração das suas aplicações com o PHC.
O Visium@Talk permite a automação de tarefas de sincronização de dados. Sendo possível no Visium@Talk estabelecer facilmente a relação e a forma em como os dados “viajam” da origem de dados para o destino, a solução apresentou-se com a flexibilidade necessária e inexistente até ao momento.
Implementação
Tendo a Acidados conhecimentos profundos da estrutura de dados do ERP PHC e com o apoio do departamento informático da FDTI no que à estrutura de dados das suas aplicações diz respeito, foi possível em apenas 1 semana criar todas as tarefas de sincronização necessárias.
Seguiu-se um período de testes em que foram feitas correcções pontuais à forma como os dados estavam a ser sincronizados.
Resultados
A implementação deste projecto trouxe à FDTI diversas vantagens:
• Automatização da tarefa LinkPHC, a qual permitia a passagem de dados entre a aplicação Gespagamentos e o PHC, no que diz respeito ao processamento de horas de formação e tarefas. Esta tarefa era baseada num script, o qual tinha de ser executado manualmente todos os meses. Esta tarefa agora é instantânea, o que permite disponibilizar em Real-Time todas a informação do Lado do PHC – Recursos Humanos
• Maior controlo em tempo real dos honorários e vencimentos, junto do PHC.
• Passagem dos honorários referentes aos prestadores de serviço entre o Gespagamentos e o PHC de forma automática.
• Maior independência da área de Recursos Humanos face à Área de Sistemas de Informação
• Apesar de todos os constrangimentos existentes o processo correu muito bem. Considerando o número de registos que mensalmente são aprovados e transferidos da aplicação Gespagamentos para a PHC e ainda considerando que não houve um período experimental, o número de erros ocorridos versus rapidez e eficácia com que foram solucionados resulta num saldo muito positivo;
• A rapidez com que os dados passam da aplicação Gespagamentos em valores “brutos” para a PHC com valores “tratados” veio facilitar o trabalho e permitir um maior controlo dos dados;
• O facto de todos os processamentos (Prestadores de Serviços e Contratos de Trabalho) se efectuarem na PHC é muito importante e permite gerir e obter informação de gestão mais eficaz e rápida;
• Por último, o sucesso deste processo deve-se, em muito, à forma empenhada e profissional como todos os técnicos intervenientes (FDTI e Acidados) se envolveram e trabalharam em equipa.
|